Un logiciel de kiné sert d'abord à deux choses : tenir le dossier du patient et produire les documents de la séance sans rien ressaisir. Le reste — agenda, attestations, facturation, comptabilité — doit s'enchaîner dans le même fil. C'est ce fil que suit Movaven, et c'est la grille à garder avant de comparer les offres.
Que doit contenir le dossier patient ?
Un dossier de kiné tient plus qu'une fiche de contact. Il doit garder l'identité et le NISS, avec un contrôle à l'encodage. Il doit dater l'assurabilité, pour savoir ce qui est couvert le jour de la séance. Il doit tenir les prescriptions, les situations pathologiques, les bilans et les notes de séance, dans l'ordre où les séances se sont déroulées. Et il doit permettre de reprendre un patient sans relire tout le papier.
Le test est simple. Ouvrez un dossier et demandez-vous si vous pouvez savoir en dix secondes ce qui a été fait la dernière fois et ce qui reste à faire. Si l'information est répartie entre trois onglets et un carnet, le dossier ne suit pas la séance.
Comment l'agenda s'articule-t-il au dossier ?
Un agenda de cabinet ne sert pas seulement à placer des rendez-vous. Il doit remplir le dossier sans recopie, et revenir vers le patient sans que vous y pensiez.
Trois points méritent d'être vérifiés. D'abord la réservation en ligne : le patient choisit un créneau libre, la confirmation part, et le rendez-vous arrive dans le dossier par un lien direct. Ensuite le rappel : un message la veille réduit les oublis, à condition que le canal soit choisi par le patient. Enfin les rendez-vous manqués : l'indemnité prévue doit se noter en un geste, sinon elle se perd.
Demandez aussi ce qui se passe quand un rendez-vous est encodé deux fois. Un doublon dans l'agenda devient vite un doublon dans la facturation.
Attestations et MyCareNet : que vérifier avant de choisir ?
C'est le point où les offres se ressemblent le moins, et celui qu'il faut regarder de près.
La transmission des attestations et des factures de tiers payant passe par MyCareNet, avec deux services : eAttest pour les attestations et eFact pour les factures. L'agrément se donne service par service. Un éditeur peut donc être agréé pour l'un et pas encore pour l'autre.
Posez la question dans ces termes, et demandez le lien vers la liste officielle. Une réponse vague du type « on est prêts » ne dit rien du service qui vous concerne. L'échéance du 1er janvier 2027 rend la question concrète : à cette date, la transmission électronique des attestations devient la règle. Le cabinet doit pouvoir continuer à travailler pendant que l'agrément se met en place : demandez ce qui fonctionne aujourd'hui, et ce qui dépend encore de l'agrément.
Comment se calcule ce que le patient paie ?
Le tarif d'une séance ne se résume pas à un montant. Il dépend du code presté, du lieu où la séance a eu lieu, du statut BIM du patient et de votre conventionnement. Le logiciel doit calculer ce que la mutualité intervient et ce que le patient paie réellement, sans que vous refassiez le calcul à la main.
Ce qui n'est pas remboursé doit aussi se retrouver quelque part : supplément, rendez-vous manqué, prestation hors nomenclature. Une note d'honoraires qui reprend ces lignes évite les discussions au comptoir.
La comptabilité a-t-elle sa place dans le même outil ?
Elle peut y être, à une condition : que les notes d'honoraires partent vers la comptabilité sans ressaisie, et qu'un envoi qui échoue soit repris. Une comptabilité séparée oblige à recopier chaque mois ce que le cabinet a déjà produit.
Le rapprochement bancaire est un autre sujet. Relier le compte du cabinet aux factures permet de voir quel paiement de mutualité règle quelle facture, et de repérer un refus ou un montant partiel. Tous les outils ne le proposent pas encore : demandez si la connexion existe, ou si elle est annoncée.
Que deviennent vos données si vous changez de logiciel ?
C'est la question qu'on pose trop tard. Un cabinet qui change d'outil doit pouvoir repartir avec ses dossiers, ses séances et sa comptabilité, dans un format lisible.
Demandez un export complet, sans frais, et combien de temps il reste accessible après la fin de l'abonnement. Un export partiel, payant ou limité à quelques mois transforme la sortie en négociation.
Les questions à poser avant de signer
- Le prix est-il affiché TTC ? Le kiné ne récupère pas la TVA, un prix hors taxes ne dit donc pas ce qui sortira du compte.
- Y a-t-il un engagement, et de quelle durée ?
- Quels services sont agréés aujourd'hui, et lesquels ne le sont pas encore ?
- Que se passe-t-il si vous quittez l'outil : export, format, délai ?
- Qui répond au support, et par quel canal ?
- La reprise de vos données actuelles est-elle prévue, et par qui ?
Ce que Movaven couvre, et ce qui est encore en cours
Movaven réunit le dossier patient, l'agenda avec réservation en ligne et rappels, les séances avec le tarif INAMI, les attestations, la facturation et la comptabilité du cabinet. L'outil est conçu et utilisé par un kinésithérapeute, à Charleroi.
Tout n'est pas encore ouvert. La transmission eAttest et eFact dépend de l'agrément, en cours. La connexion bancaire arrive, et le paiement au terminal est en préparation. Les abonnements ne sont pas encore vendus. Ces états sont datés sur le site, et c'est volontaire : vous devez savoir ce qui fonctionne le jour où vous décidez.
Questions fréquentes
Faut-il un logiciel agréé MyCareNet pour travailler en 2027 ? La transmission électronique des attestations devient la règle au 1er janvier 2027. La question de l'agrément se pose donc service par service : demandez à chaque éditeur ce qui est agréé aujourd'hui.
Un logiciel de kiné remplace-t-il le secrétariat ? Il reprend une partie de l'administratif : agenda, rappels, documents de fin de séance, facturation. Il ne remplace ni l'accueil d'un patient ni le jugement clinique.
Peut-on garder sa comptabilité ailleurs ? Oui, à condition d'accepter la ressaisie. Le lien entre les notes d'honoraires et la comptabilité est ce qui fait gagner du temps en fin de mois.
Combien de temps prend la reprise des données ? Cela dépend du volume et du format de l'ancien outil. Demandez un plan écrit avant de signer, avec les étapes et ce qui restera à faire à la main.
Que se passe-t-il si l'éditeur arrête ? L'export complet, sans frais, et sa durée d'accès après la fin de l'abonnement sont les deux points à faire figurer au contrat.
Vous pouvez comparer les outils sur une seule base : ce qui est couvert, ce qui est agréé, et ce que vous pouvez emporter. La page Movaven détaille les fonctions et leur état, et propose une démonstration sur une journée de cabinet si vous voulez voir le fil complet.