La facturation électronique d'un kiné, ce sont deux services distincts : l'attestation de soins (eAttest) et la facture de tiers payant (eFact), tous deux envoyés par MyCareNet. Les comprendre sépare ce qui relève du logiciel de ce qui relève de la mutualité.
Qu'est-ce que la facturation électronique pour un kiné ?
Une attestation dit ce qui a été fait : le code presté, le lieu, la date, le patient. Une facture de tiers payant demande à la mutualité de payer à votre place la part qu'elle couvre. Les deux circulent encore sur papier dans beaucoup de cabinets.
La transmission électronique remplace ce circuit par un envoi depuis le logiciel. La mutualité reçoit, contrôle, et paie. Un refus revient avec un motif : patient non assuré à la date de la séance, code qui ne correspond pas à la prescription, séance hors des conditions prévues.
Ce détail compte plus qu'il n'y paraît. Une chaîne électronique ne rend pas le dossier juste par elle-même : elle transporte ce que vous avez encodé. Un NISS approximatif ou une assurabilité non vérifiée remonte plus vite, et plus visiblement, qu'avec le papier.
Pourquoi l'échéance de 2027 change la donne ?
La transmission électronique des attestations devient la règle au 1er janvier 2027. Le courrier change, le métier non : vous continuez à soigner, mais les documents de fin de séance passent par un autre canal. L'avancement de cette échéance est suivi sur la page MyCareNet 2027 du site.
Concrètement, un cabinet qui reste au papier devra traiter les attestations refusées après cette date. La préparation se fait donc avant : dossier propre, codes justes, outil capable d'envoyer.
Que se passe-t-il concrètement quand vous envoyez une attestation ?
Le logiciel compose l'attestation à partir de la séance que vous venez de marquer. Il l'envoie, la mutualité répond, et la réponse est enregistrée dans le dossier.
Trois choses doivent être visibles : l'envoi, l'acceptation ou le refus, et le motif du refus. Un outil qui envoie sans montrer le retour laisse le kiné dans le doute. C'est le suivi des rejets qui fait la différence au quotidien, pas le nombre de boutons sur l'écran.
Prenez le cas d'un montant partiel. La mutualité paie une partie de la facture et refuse une attestation. Si le logiciel ne relie pas le paiement à la facture concernée, vous cherchez l'écart dans un relevé bancaire, en fin de mois, sans savoir quelle séance est en cause. Le rapprochement n'est pas un luxe de comptable : c'est ce qui rend un refus traitable le jour où il arrive.
Que préparer dans le cabinet avant l'échéance ?
- Le certificat eHealth du praticien, demandé et installé.
- L'identification correcte du cabinet et des lieux de prestation.
- Des dossiers à jour : NISS contrôlé, assurabilité datée, prescriptions présentes.
- Les codes INAMI et les lieux de séance vérifiés, car un envoi juste repose sur des données justes.
- Une procédure de secours écrite pour les jours où la chaîne ne répond pas.
Cette liste se traite séance après séance. C'est aussi la raison pour laquelle il vaut mieux commencer tôt : remettre en ordre les dossiers actifs prend des semaines, pas une soirée.
Quelles questions poser à son éditeur de logiciel ?
L'agrément MyCareNet se donne service par service. La première question est donc : eAttest et eFact, lesquels sont agréés aujourd'hui ? Demandez la date et le lien vers la liste officielle, pas une affirmation générale.
Viennent ensuite les questions qui décident du quotidien : le logiciel montre-t-il les retours de la mutualité ? Reprend-il automatiquement une attestation refusée après correction ? Que se passe-t-il si l'envoi échoue en fin de journée ? Les données peuvent-elles être exportées si vous changez d'outil ?
Un prix hors taxes ne dit pas ce que vous paierez : demandez le prix TTC, l'engagement et ce qu'il inclut. Le kiné ne récupère pas la TVA, la différence n'est pas un détail.
Et Movaven dans tout ça ?
Movaven prépare l'agrément eAttest et eFact, en cours au moment où ces lignes sont écrites. Le logiciel fonctionne aujourd'hui sans cette transmission : dossier patient, agenda avec réservation en ligne et rappels, séances avec le tarif INAMI, facturation et comptabilité du cabinet.
Les abonnements ne sont pas encore vendus. C'est une information à connaître avant de comparer : l'outil est utilisé dans un cabinet, mais l'ouverture commerciale dépend de l'agrément.
Faut-il attendre d'être obligé ?
Non. Le travail qui prend du temps n'est pas l'envoi, c'est la remise en ordre des dossiers. NISS, assurabilité, prescriptions, codes : ces données se corrigent séance après séance, pas en une soirée de décembre.
Commencer par un lieu de prestation, puis étendre, évite de tout reprendre d'un coup. Et cela laisse le temps de tester l'envoi avant que le papier ne s'arrête.
Questions fréquentes
La facturation électronique remplace-t-elle le tiers payant ? Non, elle le transporte. Le tiers payant reste le mécanisme par lequel la mutualité paie la part qu'elle couvre ; eFact est le canal par lequel la facture lui parvient.
Un kiné non conventionné est-il concerné ? La question du conventionnement change ce que la mutualité intervient, pas la façon d'envoyer les documents. Vérifiez votre situation avec votre mutualité et votre éditeur.
Que faire d'une attestation refusée ? Lire le motif, corriger la donnée en cause, puis renvoyer. Un refus n'est pas une perte : c'est une information sur le dossier.
Le logiciel suffit-il à être en règle ? Non. L'outil est un canal. Le certificat eHealth, les données du dossier et les codes prestés restent de votre responsabilité.
Combien de temps pour se mettre en ordre ? Cela dépend du nombre de dossiers et de leur état. Commencez par les patients actifs, et traitez les dossiers anciens au fil des séances.
Ce qui décide, à la fin, c'est moins la promesse que l'état réel des services. Movaven publie cet état, fonction par fonction, et propose une démonstration sur une journée de cabinet.